Theo đó, công tác chỉnh lý nhằm sắp xếp khoa học tài liệu, thuận lợi cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu và là tiền đề cho công tác số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc; tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính vẹn toàn của tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chỉ đạo của Trung ương.
Đồng thời đảm bảo hoạt động quản lý điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, không làm gián đoạn quá trình phục vụ người dân khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp.
Đối tượng thực hiện: Cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh và các tổ chức chính trị xã hội trong toàn hệ thống chính trị ở tỉnh (cơ quan, tổ chức).
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức được chỉnh lý theo Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương và Bộ Nội vụ đảm bảo cho việc số hóa tài liệu và giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
Ưu tiên chỉnh lý, số hóa tài liệu từ năm 2015 đến năm nay.
Thời gian hoàn thành: Cơ quan, tổ chức cấp huyện, xã: Ngày 20/6/2025. Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Ngày 15/8/2025.
Nội dung thực hiện:
Xác định thành phần, thời gian, số lượng tài liệu lưu trữ cần thực hiện chỉnh lý, số hóa: Cơ quan, tổ chức rà soát, thống kê thực trạng tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý để triển khai việc chỉnh lý tài liệu theo quy định. Quy trình chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ: Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ đúng quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định; lưu trữ dữ liệu số hóa.
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức căn cứ Kế hoạch và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để triển khai việc số hóa tài liệu lưu trữ theo quy định.
Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ căn cứ các quy định pháp luật để tổ chức tập huấn, hướng dẫn công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch và tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh kết quả chỉnh lý, số hóa theo quy định.
Kế hoạch