Theo đó, UBND cấp xã có trách nhiệm rà soát, kiểm kê trên thực địa và hồ sơ địa chính để thiết lập danh mục về vị trí, diện tích, loại đất, tình trạng sử dụng các loại đất công cộng, đất công ích, đất chưa sử dụng để làm cơ sở quản lý chặt chẽ.
Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, các giấy tờ có liên quan đối với thửa đất và phải kê khai đăng ký đất tại Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường, kể cả khi có biến động. Trong trường hợp thay đổi các chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách công tác địa chính, cán bộ địa chính cấp xã phải lập thủ tục bàn giao toàn bộ hồ sơ quỹ đất công từ người cũ sang người mới bằng văn bản theo quy định.
Hồ sơ địa chính phải được cập nhật đầy đủ thông tin đối với các khu đất này. Khi có biến động về sử dụng đất thì Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh, cấp huyện, cán bộ địa chính cấp xã phải chỉnh lý biến động kịp thời vào hồ sơ địa chính, gửi thông báo biến động và kê khai đăng ký. UBND cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định phê duvệt danh mục quỹ đất công do UBND cấp xã quản lý, sử dụng. UBND tỉnh giao đất cho người sử dụng đất để quản lý mà không cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các loại đất: đất xây dựng công trình giao thông, cầu cống, vỉa hè, công trình thủy lợi, đê đập, quảng trường, tượng đài, bia tưởng niệm. Đất sử dụng vào mục đích công cộng giao cho UBND cấp xã trực tiếp quản lý.
Đối với đất mới hình thành, các khu đất trực tiếp quản lý, UBND cấp xã có trách nhiệm cắm mốc, phân ranh giới giữa loại đất này với các loại đất của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân để tránh tình trạng tranh chấp, lấn chiếm và xử lý vi phạm các trường hợp cắm cọc, cắm chà, đào ao nuôi cá, làm rãnh nhằm lấn, chiếm đất.
Đối với đất dôi dư và đất đã bồi thường, Thủ trưởng cơ quan đang quản lý quỹ đất dôi dư, đất không sử dụng hoặc đã bồi thường xong mà không sử dụng có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản đến cơ quan chủ quản và Sở Tài nguyên và Môi trường để trình UBND tỉnh xử lý và giao cho đơn vị khác quản lý, sử dụng theo quy định.
Đối với đất đã thu hồi, việc xác lập hồ sơ địa chính đối với các loại đất bị thu hồi theo quy định tại các Khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 và 12, Điều 38 Luật Đất đai do cơ quan tiến hành thanh tra, kiểm tra và đề xuất thu hồi đất thiết lập.
Đối với đất nghĩa trang, nghĩa địa do UBND cấp xã trực tiếp quản lý, UBND cấp xã tiến hành thiết lập quản lý, đo đạc, cắm mốc, phân định vị trí, lập hồ sơ để quản lý, thực hiện các thủ tục về đất đai theo quy định.
Đối với các khu đất nghĩa trang, nghĩa địa do UBND cấp xã quản lý. Các khu đất nghĩa trang, nghĩa địa do cộng đồng dân cư, tổ chức tôn giáo, hộ gia đình và cá nhân quản lý chôn cất phân tán không nằm trong quy hoạch tổng thể địa điểm các nghĩa trang trên địa bàn tỉnh, UBND cấp xã từng bước quy tập vào nghĩa trang, nghĩa địa đã được quy hoạch. Ban hành kế hoạch di dời, đóng cửa, giải phóng mặt bằng tạo quỹ đất sạch đưa vào sử dụng cho mục đích công ích của địa phương hoặc xây dựng phương án trình cấp có thẩm quyền để tiến hành bán đấu giá.
Cán bộ địa chính xã khi phát hiện các hành vi vi phạm, đề xuất báo cáo ngay lên Chủ tịch UBND cấp xã để ngăn chặn và xử lý kịp thời. Trường hợp cần sự phối hợp, hỗ trợ về kỹ thuật, chuyên môn thì báo cáo đề nghị Phòng Tài nguyên và Môi trường cử cán bộ tham gia hỗ trợ.
Chủ tịch UBND cấp xã khi phát hiện vi phạm hoặc được báo cáo có vi phạm thì phải tổ chức việc kiểm tra, lập biên bản, ra quyết định đình chỉ hành vi vi phạm, xử phạt hành chính theo thẩm quyền như: phạt cảnh cáo, phạt tiền, tịch thu tang vật, phương tiện và buộc khôi phục lại tình trạng sử dụng đất trước khi vi phạm. Trường hợp vượt thẩm quyền, thì báo cáo, đề xuất Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét xử lý. Người vi phạm nếu có hành vi không chấp hành quyết định đình chỉ, UBND cấp xã báo cáo về UBND cấp huyện để tổ chức thanh tra, kiểm tra xử lý theo thẩm quyền.
Trường hợp sử dụng đất công ích không đúng mục đích theo quy định của pháp luật đất đai thì UBND cấp huyện quyết định hủy bỏ hợp đồng thuê đất và chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp xã xử lý, khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật.