Theo Quy định, công tác văn thư, lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung thống nhất tại UBND cấp xã. Các hoạt động nghiệp vụ về quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản, hủy tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo Quy định và pháp luật hiện hành.

   

Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND và HĐND cấp xã. Cụ thể:  Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của địa phương; Chủ tịch HĐND cấp xã chỉ đạo việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của HĐND theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã; công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ theo quy định.

    

Tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức UBND cấp xã và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại lưu trữ cấp xã.