Theo đó, các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh thực hiện trao đổi, gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định (trừ các văn bản mật).
Loại văn bản gửi, nhận bằng văn bản điện tử bao gồm: lịch làm việc của UBND tỉnh, của sở, ban ngành, thư (giấy) mời họp, tài liệu phục vụ cuộc họp, đăng ký lịch họp, phòng họp, thông báo giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc, ý kiến kết luận các cuộc họp, giấy ủy quyền, báo cáo (báo cáo công tác, tháng, quý, 6 tháng, nhanh), văn bản gửi lãnh đạo (để báo cáo, để biết), dự thảo, công văn (trao đổi, đóng góp ý kiến cho dự thảo văn bản và các văn bản góp ý khác), bản sao văn bản, văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản gửi, nhận bằng văn bản điện tử và văn bản giấy: hồ sơ, phiếu trình lãnh đạo cấp trên, văn bản tài liệu liên quan đến kinh phí, nhân sự; hồ sơ, tài liệu về cấp phép, thi đua khen thưởng; báo cáo năm, báo cáo số liệu thống kê chuyên ngành, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án, quyết định do UBND tỉnh và các cấp có thẩm quyền khác ban hành.
Định dạng văn bản điện tử: văn bản chính thức phải được cơ quan phát hành chuyến thành định dạng "pdf" trước khi gửi qua môi trường mạng (khi cơ quan chưa được cấp chứng thư số, thì con dấu và chữ ký trên văn bản giấy phải được quét hình và đưa vào văn bản điện tử; khi đã được cấp chứng thư số, cơ quan phải tích hợp chữ ký số vào văn bản điện tử).
Cơ quan, cá nhân phải sử dụng hộp thư công vụ đã được cấp (@binhduong.gov.vn) để gửi, nhận văn bản điện tử phục vụ công việc, không sử dụng các hộp thư miễn phí.
Chỉ thị được áp dụng kể từ ngày 01/7/2014 đối với các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, kể từ ngày 01/9/2014 đối với tất cả các cơ quan hành chính sự nghiệp cấp tỉnh.
Đối với các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp và UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp huyện quy định cụ thể thời điểm áp dụng.
Cơ quan, cá nhân phải sử dụng hộp thư công vụ đã được cấp (@binhduong.gov.vn) để gửi, nhận văn bản điện tử phục vụ công việc, không sử dụng các hộp thư miễn phí
|
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, BAN NGÀNH
1. Văn phòng UBND tỉnh
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cùng các đơn vị có liên quan tham mưu UBND tỉnh các văn bản chỉ đạo điều hành được phép công khai lên Website tỉnh;
Phát hành các văn bản của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh dạng điện tử theo quy định của Chỉ thị, trong đó, thực hiện gửi lịch làm việc của UBND tỉnh qua thư điện tử đến các cơ quan, đơn vị - ít nhất một giờ trước khi cập nhật trên Website;
Kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong việc gửi văn bản dạng điện tử đối với các hồ sơ trình ký, tài liệu phục vụ cuộc họp do UBND tỉnh chủ trì thực hiện.
2. Sở Nội vụ
Hướng dẫn tiêu chuẩn chức danh cán bộ văn thư, trong đó, yêu cầu kỹ năng gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử;
Chủ trì xây dựng các quy định về lưu trữ văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh;
Tham mưu UBND tỉnh xem xét về thi đua, khen thưởng đối với các cơ quan, cá nhân không thực hiện tốt Chỉ thị.
3. Sở Thông tin và Truyền thông
Tổ chức tuyên truyền, tập huấn cho lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan sử dụng phần mềm thư điện tử máy trạm để gửi, nhận thư (lấy văn bản về máy tính, chống thư rác, sử dụng được nhiều hộp thư,...); đặc biệt, tập huấn cho văn thư các cơ quan kỹ năng số hóa văn bản và tích hợp thao tác gửi, nhận thư điện tử vào quy trình luân chuyển, xử lý văn bản đi, đến;
Nhanh chóng triển khai dự án Trang bị phòng máy cho Trung tâm Thông tin Điện tử để nâng cao chất lượng dịch vụ thư điện tử; tham mưu phương án triển khai, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật của các cơ quan nhà nước, đảm bảo tính đồng bộ, an toàn, tạo cơ sở liên thông các ứng dụng;
Tiếp tục triển khai áp dụng chữ ký số theo Kế hoạch đã được duyệt;
Hướng dẫn các cơ quan thực hiện việc thống kê, tính toán tỉ lệ gửi, nhận văn bản qua môi trường mạng. Hàng tháng, công khai trên Website tỉnh số liệu thống kê về tình hình sử dụng hộp thư điện tử công vụ và tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan đơn vị;
Nghiên cứu xây dựng Cổng thông tin văn bản hành chính. Qua đó, công bố, lưu trữ cơ sở dữ liệu văn bản, hỗ trợ liên thông văn bản và cung cấp phương tiện tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Giúp UBND tỉnh đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc thì tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết.
3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện
Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng, sử dụng hộp thư điện tử công vụ để trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong công việc;
Chỉ đạo quyết liệt các cá nhân trong cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản điện tử, ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình triển khai Chỉ thị tại cơ quan đơn vị. Đặc biệt, khi được giao chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp do Lãnh đạo UBND tỉnh chủ trì, phải gửi tài liệu cho các thành viên dự họp qua hộp thư công vụ trước khi họp 24 giờ;
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để cập nhật thông tin về hộp thư công vụ của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan khi có thay đổi;
Thực hiện công tác thống kê báo cáo tình hình gửi, nhận văn bản điện tử theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
|
Hoài Hương