TTĐT - UBND tỉnh vừa ban hành Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2020.
Theo đó, Quy chế này quy định việc cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng). Quy chế này áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng tại tỉnh Bình Dương và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan Cơ sở dữ liệu công chứng.
Quy trình vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu tại Sở Tư pháp: Sở Tư pháp tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Riêng các văn bản xác nhận giải chấp do tổ chức tín dụng cung cấp sẽ do các tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp thực hiện.
Ngay sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
Đối với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu công chứng, Sở Tư pháp tích hợp dữ liệu công chứng kiểm tra lại thông tin: Nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn nhận được, thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng; nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn; nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có, Sở Tư pháp chuyển trả văn bản đó cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đã gửi văn bản ngăn chặn và nêu rõ lý do không chấp nhận. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn hoặc văn bản ngăn chặn không thể hiện đủ thông tin cần thiết để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, Sở Tư pháp kịp thời xử lý và có văn bản đề nghị tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp bổ sung thông tin kịp thời.
Quy trình vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu tại các tổ chức hành nghề công chứng: Kể từ khi văn bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên ký và đóng dấu, công chứng viên hoặc nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng phải nhập chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin từ văn bản đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận được thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền (trừ văn bản xác nhận giải chấp của tổ chức tín dụng) nhưng Sở Tư pháp chưa cập nhật thông tin này lên Cơ sở dữ liệu công chứng thì phản ánh ngay về Sở Tư pháp để kiểm tra, xử lý kịp thời. Trong trường hợp khi công chứng hợp đồng, giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng đối chiếu bản chính văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phát hiện thông tin không khớp với dữ liệu đã được Sở Tư pháp cập nhật thì phản ánh về Sở Tư pháp để trao đổi, xem xét, chỉnh sửa ngay cho phù hợp.